Präambel
Die Schwertzugvogel Vereinigung e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Mitglieder- und Vereinsverwaltung, der Organisation des Regatta- und Ranglistenbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personen-bezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern und Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Ranglistenregatten sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Personenbezogene Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses zur Schwertzugvogel Klassenvereinigung e.V. verarbeitet, z.B. Einladungen zu Versammlungen und Veranstaltungen, Beitragseinzug, Information der Mitglieder über wichtige Neuerungen. Insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder werden verarbeitet: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Segelnummer und Vereinszughörigkeit.
2. Personenbezogene Daten werden ebenfalls zur Organisation des Sportbetriebes verarbeitet, z. B. Auswertung und Archivierung von Regattaergebnissen und Ranglisten der Schwertzugvogelklasse.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Bundes- und Landesverbänden werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, z.B. Jahresranglisten an den Deutschen Segler Verband, Qualifkationsranglisten für deutsche Meisterschaften an die jeweiligen Veranstalter.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Vereinszeitungen z.B. Jahrbuch, Rundschreiben/E-Mails, in Internetauftritten z.B. Homepage der Klassenvereinigung, in sozialen Medien z.B. Facebook veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, z.B. Ergebnislisten von Regattaveranstaltungen vom jeweiligen Veranstalter.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
§ 4 Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden
Die personenbezogenen Daten gemäß § 2 werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
Bestimmte Daten werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich in der Regel um die Kategorien Vorname, Nachname, Vereinszugehörigkeit, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Zudem werden die Stammdaten der Mitglieder der Vereinsorgane und -gremien (Funktionsträger) entsprechend ihrer Amtszeiten archiviert. In beiden Fällen können auch Bilderzeugnisse hinterlegt sein. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse der Schwertzugvogel Klassenvereinigung e.V. an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von segelsportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften sowie der Vereinshistorie zugrunde.
Alle anderen personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn die Zweckbindung entfallen ist, sofern nicht andere gesetzliche Aufbewahrungsfristen dagegenstehen.
§ 5 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Medienverantwortlichen zugeordnet.
Der Vorstand stellt sicher, dass die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 6 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder z.B. Jahresranglisten werden den jeweiligen Funktionsträgern insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder z.B. Flottenobleute nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 7 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein vereinseigene E-Mail-Accounts ein, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen sind.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 8 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Funktionsträger im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 9 Datenschutzbeauftragter
Der Verein hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da im Verein in der Regel deutlich weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
§ 10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält einen zentralen Internetauftritt. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Medienverantwortlichen. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Medienverantwortlichen und Administrator vorgenommen werden.
2. Der Medienverantwortliche ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§ 11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Funktionsträger des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 12 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.